コラム/事例集
褒められるイベント企画書の書き方：成功をつかむ7つのヒント
イベントを成功させるためには、魅力的な企画書が不可欠です。しかし、どのように書けば褒められるイベント企画書になるのか、多くの企画者が悩んでいるのではないでしょうか？本記事では、成功をつかむための7つのヒントをご紹介します。本記事を読んだ後に、魅力的なイベント企画書の作成ができるようになりましょう！
イベント企画書ってなに？
イベント企画書は、イベントを実施するための計画や内容をまとめた資料です。主催者や関係者に対して、イベントの目的や内容、予算、スケジュール、効果測定方法などを明確に伝える役割を持ちます。イベントの成功を目指すために、具体的かつ魅力的な内容を盛り込むことが重要です。1枚にまとめる企画書
1枚にまとめる企画書は、シンプルかつ要点を凝縮した企画書のことです。ビジュアル的な要素を取り入れ、分かりやすく伝えることが特徴です。簡潔な内容にまとめることで、相手にわかりやすくアピールすることができます。スポンサー用の企画書
スポンサー用の企画書は、イベントに資金や協賛を提供してもらうために作成する資料です。スポンサーに対して、イベントの魅力やメリット、広告効果などをアピールし、協賛を得ることが目的です。スポンサーシップを獲得することで、イベントの成功に貢献することができます。「伝える」ための企画書であることを意識する
イベント企画書は、相手に内容を理解してもらうことが最も重要です。読み手の立場に立ち、分かりやすく伝えることを意識しましょう。ビジュアルや図解を活用し、重要なポイントを強調することで、伝える力を高めることができます。イベント企画書の作成手順
イベント企画書とは何なのか理解できたところで、続いて作成の手順についてみていきましょう。① 企画を考える
イベント企画書を作成する最初のステップは、イベントの企画を考えることです。イベントの目的やテーマ、ターゲットオーディエンスを明確にしましょう。参加者にとって魅力的なコンテンツやプログラムを検討し、独自性のあるイベントを立案します。また、イベントの規模や開催場所、日程なども検討し、具体的な企画を練り上げます。このステップでは、アイディアを自由に出し合い、複数の選択肢を検討することが重要です。② 企画書を作る
企画を考えたら、次はその内容をまとめた企画書を作成します。企画書は、イベントの全体像や詳細な内容をわかりやすく伝えるための重要なドキュメントです。企画書などんな内容を盛り込む必要があるのかは次の章で解説していきます。③ 社内承認を得る
企画書が完成したら、上司や関係部署などに対して社内承認を得る必要があります。社内承認を得ることで、企画の内容が適切かつ実現可能であるかの確認が行われます。他の部署や関係者の意見を取り入れながら、改善を加えることもあります。社内承認が得られれば、次の段階に進むことができます。社内の理解と協力を得るために、企画書を丁寧に説明し、メリットや成果についてもアピールすることが重要です。企画書の項目
企画書の作成手順について理解いただけたでしょうか？実際に企画書にどんな内容を書いていけばいいかまだイメージがつかないと思うので解説していきます。・イベントの目的
イベントの目的は、企画書の中で最も重要な項目の一つです。イベントの主たる目的やゴールを明確に示す必要があります。目的は、何を達成したいのか、何を目指しているのかを具体的に記述します。例えば、新商品の発表会を通じて売上を増加させる、地域の交流を促進するためのイベントを開催する、社内のチームビルディングを強化するためのイベントを実施するなど、目的はイベントの性質や目標に応じて多様です。・ペルソナ
ペルソナとは、イベントのターゲットオーディエンスを具体的に描写した架空のキャラクターです。イベントの成功には、誰を対象にしているのかを理解し、参加者のニーズや要望に合わせたプログラムやコンテンツを提供することが重要です。ペルソナを明確にすることで、参加者のプロフィール、興味関心、課題やニーズなどを把握し、効果的な企画とターゲティングが可能になります。・目標
目標は、イベントの達成したい具体的な成果や数値を示す項目です。目標はSMART（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）の原則に基づいて設定します。例えば、参加者数を一定数以上集める、特定の商品の販売数を増加させる、参加者の満足度を高めるなど、具体的で測定可能な目標を設定します。・イベントの効果測定の仕方
イベントの効果測定は、目標の達成度や参加者の反応・満足度を評価するための手法を明記する項目です。効果測定はイベントの成否を判断する上で非常に重要であり、アンケート調査、参加者数の集計、売上の分析などさまざまな方法が使われます。効果測定の結果を踏まえて、次回のイベントの改善点や戦略を立てることが可能になります。・イベントにかかる予算
イベントの予算は、開催にかかる費用や収入の内訳を明確に示す項目です。予算には、会場費、装飾・設備費、スタッフの給与、プログラムの実施費、広告宣伝費などが含まれます。また、収益源としてスポンサーからの支援や参加費、チケット売上なども考慮します。予算の透明性と収支のバランスを考慮した運営が、イベントの成功につながります。・スケジュール
イベントのスケジュールは、開催日程やタイムテーブルを示す項目です。イベントのスケジュールは、参加者が予定を立てる際に重要な情報となります。イベント全体の流れや各プログラムの開始・終了時刻を明確に示し、スムーズな進行を目指します。・担当者や当日の動きなど
イベントの運営に関わる担当者やスタッフ、ボランティアなどの役割と動きを明確に記載します。イベント当日のタスク分担や責任者を指定し、スムーズな運営を実現します。また、緊急時の対応策や連絡先なども含め、イベント運営に必要な情報を整理します。通る企画書にする7つのポイント
せっかく書いた企画書も通らなければ意味がありません。通る企画書にするためのポイントを解説していきます。目的を明確にする
イベント企画書では、イベントの目的を具体的に明示することが重要です。目的が明確であれば、スポンサーや参加者に対してイベントの意義や価値を伝えやすくなります。目的を明確にするためには、具体的な数値目標や成果物を示すことが効果的です。例えば、「新商品の認知度を10%向上させる」「売上を前年比20%増加させる」などの目標を設定することで、イベントの成果を明確に評価できます。独自性のあるイベントにする
競合他社や同業他社のイベントとの差別化が重要です。独自性のあるイベントは、参加者にとって魅力的で記憶に残る体験となります。独自のテーマやコンセプト、プログラム、参加者参加型の要素などを取り入れることで、他のイベントとの差別化を図りましょう。また、ターゲットオーディエンスのニーズやトレンドを把握し、それに合わせた独自性のあるイベントを企画することも重要です。余裕のあるスケジュールを組む
イベントの成功にはスケジュールの適切な管理が欠かせません。イベント企画書では、余裕のあるスケジュールを組むことが重要です。予期せぬトラブルや遅延に備えて、各プログラムやタスクの開始・終了時刻に余裕を持たせることで、イベントのスムーズな進行を確保できます。また、事前の段取りやリハーサル時間を確保することで、イベントのクオリティを向上させることも可能です。予算の内訳を明確にする
予算はイベントの運営において重要な要素です。イベント企画書では、予算の内訳を明確に示すことが求められます。会場費、人件費、広告宣伝費、装飾費、機材レンタル費など、各項目ごとの具体的な費用を詳細に記載します。予算の明確化は、スポンサーや資金提供者に対してイベントの費用対効果を理解してもらうためにも重要です。運営体制を整え、明記する
イベントの運営には、多くのスタッフや関係者が関わります。イベント企画書では、運営体制を整え、役割や責任を明確に記載することが大切です。主催者やスタッフ、ボランティアの役割、担当業務、連絡先などを明記することで、円滑なコミュニケーションとスムーズな運営を実現できます。また、緊急時の対応策や連絡ルートも含めて詳細に整理することが重要です。効果測定の方法を明確にする
イベントの効果測定は、目標の達成度や参加者の反応を評価するために不可欠です。イベント企画書では、効果測定の方法を明確に示すことが重要です。アンケート調査や参加者数の集計、売上の分析など、効果測定のための具体的な手法を記載します。効果測定の結果を踏まえて、次回のイベントの改善や戦略の立案に活かすことで、持続的なイベントの改善と成長を促進できます。リスクの洗い出しと対策方法を考える
イベント企画書では、潜在的なリスクを洗い出し、その対策方法を考えることが重要です。イベントにはさまざまなリスク要因が存在し、天候や交通機関の乱れ、参加者のキャンセル、予算の超過などが挙げられます。リスクを事前に想定し、具体的な対策方法を明確にしておくことで、万が一のトラブルにも迅速かつ適切に対応できます。リスク管理を徹底することで、イベントの安定的な運営を実現しましょう。まとめ
褒められるイベント企画書を作成するためには、目的を明確にし、独自性のある企画を立案することが大切です。予算の内訳を明確にし、適切なスケジュールを組むことで、円滑な運営を実現できます。さらに、効果測定の方法やリスク対策を考慮し、企画書の信頼性を高めることも重要です。成功をつかむために、イベント企画書の作成には細心の注意を払いながら具体的かつ魅力的な内容を盛り込みましょう。株式会社アイフィールドでは全国No.1のイベント販売実績のノウハウをもとに催事のプロが出店スペースや企画の相談に対応します！詳しく知りたい方はこちら！！