コラム/事例集
イベント開催までのタスクとスケジュール一覧｜管理に便利なツールも紹介
イベントを開催するまでに、どのような流れで進めればいいか悩んでいる担当者の方に向けて、イベント開催までの流れややるべきこと、スケジュール管理に便利なツールを紹介します。イベントを成功させるためのポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。
イベント開催のステップとタスク
イベントを開催する際は、運営者がイベントの全体像を把握することが必須となります。ここでは、イベントの準備から終了後までの各ステップでやるべきタスクについて解説します。①企画立案
まずイベントの企画を立案します。企画立案の際は、細かく以下のステップにわけて行うと良いでしょう。 イベントの概要を整理する タスクを洗い出す スケジュール管理表を作る①-1 イベントの概要を整理する
イベントを企画する際は、開催目的を明確にすることが重要です。目的が明確であれば、ターゲットや開催時期・場所も自然と見えてくるでしょう。さらに、コンセプトやテーマに関しても早い段階で設定しておきましょう。 以上の内容を整理し、関係者に共有しておくことで、今後のステップをスムーズに進めることができます。①-2 タスクを洗い出す
イベントの概要が定まったら、イベント実施に向けてやらなければならないタスクを洗い出します。企画や集客、運営など大まかに分野をわけた上で、できる限りタスクを細分化しておくことがポイントです。また企画担当者は、タスクにかかる人数や時間を確認した上で、どこに誰をアサインするか想定しておきます。①-3 スケジュール管理表を作る
タスクをリストアップできたら、開催日まで逆算しながらスケジュールを組んでいきます。順序に矛盾が生じていないか、人員に無理が無いかなども確認しておきましょう。 また、1つのタスクが期日に遅れるだけで他の作業に大きな支障が出る可能性もあるため、スケジュールの管理も重要となります。作業担当者や運営スタッフとコミュニケーションを積極的に取っておきましょう。②日程・会場の決定
①-1で整理しておいたイベント概要を、実際の形にしていきます。具体的な日程や会場を決定し、場所や関係者のスケジュールを押さえておきましょう。場所や人によってはスケジュールの取り合いとなり、希望の時期にイベントを開催できなくなってしまう可能性もあるため、早めに動いておくことが大切です。③告知・宣伝
タスクの1つに入っていると考えられますが、イベントが近くなってきたら告知や宣伝を行っていきます。ターゲット層に効果的にアプローチできる媒体や手法を選び、イベント直前まで宣伝活動を行いましょう。④準備
①-3で作成したスケジュール管理表に従い、イベントの準備を進めていきます。準備を進める中で問題や作業の遅延が発生する可能性もあるため、イベント担当者は先回りして準備をしておくことも大切です。運営マニュアルを作る
また、当日のイベント運営に向けて、スタッフを対象としたマニュアルを作成しておく必要もあります。イベント当日は担当者も忙しくなるため、会場の様々な場所で発生する問題に全て対応することはできません。スタッフがどのように動けば良いか混乱しないように、予めマニュアルを作成して配布しましょう。運営マニュアルに入れておくべき内容として、以下の項目が考えられます。
⑤イベント当日
当日は、タイムスケジュールや運営マニュアルに沿ってイベントを進めていきます。想定外のことが起きても、臨機応変に対応しましょう。担当者はイベント全体を見渡して進行状況を確認することが重要です。 また、時間が押してしまうと、会場の使用時間や撤収時間にも影響します。時間管理を徹底するよう、全スタッフに意識させることも大切です。⑥イベントの振り返り
イベント終了後は、運営や準備に問題無かったか、イベント参加者に満足してもらえたか、そもそものイベントの目的を達成できたか、などを振り返ります。今後も同様なイベントを開催する予定があれば、次回の参考にできるよう良かった点や反省点をまとめておくと良いでしょう。スケジュール管理に便利なツール3選
次に、スケジュールやタスクの管理に便利なツールを紹介します。多くの人が使いやすい・使った経験のあるツールを利用すると、共有や管理がやりやすくなるというメリットもあります。それぞれの利点を理解し、使用するツールを選びましょう。Exel
1つ目に紹介するのはExcelです。表計算ソフトとして一般的ですが、スケジュール管理に便利なガントチャートの作成にも使用することができます。タスクリストに関してもテンプレートがあるため、上手く活用すると短い時間で作成が完了するかもしれません。Googleスプレッドシート
Excelと似たツールに、Googleのスプレッドシートがあります。このツールの大きなメリットは、他の人と共有しながら同時編集ができることです。ガントチャートなどのテンプレートも用意されています。スケジュール管理に複数の人が携わる場合や、タスクの進捗状況をリアルタイムで反映させたい場合は、Googleスプレッドシートが便利でしょう。Notion
タスクを細分化したり、進捗状況をわかりやすく可視化したい際に便利なのがNotionです。メモやドキュメントツールとして活用されることも多いですが、情報を階層化して整理することができるため、タスク管理にも向いています。多くのテンプレートや表示形式があり、ニーズに合わせた設計をすることができるでしょう。イベントを成功に導く企画のポイント
最後に、イベントを成功させるために意識すべきポイントを4つ紹介します。イベントを開催する目的を明確にする
イベント開催の流れでも少し触れましたが、イベントを開催する目的を明確にすることが重要です。開催目的を明確にしておくことで、筋の通った企画を立てることができ、関係者間でも認識を共有しやすくなります。 また、設定する目的は、できる限り具体的に、かつ現実的なものにする必要があります。目的が抽象的過ぎると、内容やターゲットを絞ることができず、結果的に効果が上がらなくなってしまいます。また、イベントは販促の1つの手段であり、消費者側からすると1つのきっかけに過ぎません。1回のイベントで莫大な利益を狙うのではなく、着実に結果を積み上げていけるようなものにしましょう。ターゲットを絞る
ターゲットを絞ることも重要です。なるべく多くの人にアプローチしたいと考えるのも当然ですが、年齢や性別、職業、趣味などによってニーズや好みは大きく変わります。イベントの開催目的や自社のサービス・商品などの特徴に合わせて、ターゲットを絞った方がコストパフォーマンスの高い施策を打つ事ができるでしょう。過去の成功事例を参考にする
イベントを企画するにあたり、どのような内容にするか迷うこともあるのではないでしょうか。その際に参考になるのが過去の成功事例です。完全に同じものにするのは企業倫理的に問題があるので、先行事例の良い点を参考にしつつオリジナルの企画を立てると良いでしょう。全くの白紙の状態から考えるよりも、効率良く効果の高い企画を立てられます。6W2Hを意識してコンテンツを練る
イベントの具体的な内容を決める際は、以下の「6W2H」を意識すると良いでしょう。6W2Hを考えることで、参加者のニーズに応えられるような内容となります。 Why：イベントを実施する理由・目的Who：主催者(責任者)や、登壇者などの協力者
Whom：ターゲット
What：イベントを通して参加者に何を届けるのか／具体的なコンテンツ
When：開催時期
Where：開催場所
How：開催形態(実地／オンライン／SNS上など)
How much：開催費用